"Jumlah lembar yang dijahit dan diberi nomor x" mungkin adalah satu-satunya hal yang terlintas dalam pikiran ketika harus menstaples dokumen. Bagaimana cara menjahit dokumen? Pendatang baru segera membayangkan tumpukan kertas, diikat erat dengan benang bank, ditutupi dengan debu kaustik, di suatu tempat di sudut kantor akuntan atau departemen personalia.
Namun, tidak semuanya sesederhana dan dangkal seperti yang terlihat pada pandangan pertama. Apa yang perlu Anda ketahui untuk menghindari kesalahan dalam soal yang sulit ini? Bagaimana cara menjahit dokumen dengan utas sesuai dengan foto? Pertanyaan-pertanyaan ini akan dibahas secara rinci dalam petunjuk langkah demi langkah.
Mengapa staples kuno?
Ada banyak instansi pemerintah yang mungkin memerlukan dokumen yang dijahit bukan dengan cara pabrik, tetapi secara manual, menggunakan benang. Ini, pertama-tama, inspektorat pajak, arsip, mereka meminta untuk menjahit dokumen dengan benang selama penerimaan kertas untukpendaftaran pengusaha perorangan, pendaftaran badan hukum, atau dokumen lelang. Cara menstaples dokumen dengan benar, foto nomor 2 menunjukkan. Biasanya menggunakan benang tebal dan jarum tebal.
Dipercayai bahwa surat berharga yang diikat dengan cara ini lebih sulit untuk hilang, dipalsukan, atau diganti lembarannya. Beberapa organisasi, justru karena ini, menggunakan bentuk "kakek" untuk mengikat dokumen penting. Ada argumen lain - kadang-kadang surat kabar sangat rahasia, dan manajer, karena takut akan publisitas atau pengaruh pesaing, mempercayakan pekerjaan seperti itu hanya kepada orang yang dipercaya, masing-masing, menolak bantuan perusahaan khusus.
Penting
Dokumen yang dijahit dengan tidak benar dapat menyebabkan penolakan untuk mendaftarkan atau mendaftarkan ulang suatu perusahaan, menerima dokumen dalam arsip, menyebabkan dikeluarkannya organisasi dari kompetisi tender, mempengaruhi keputusan otoritas pengatur jika terjadi audit organisasi.
Apakah ada norma yang seragam?
Sampai saat ini, tidak ada aturan yang jelas tentang cara menjahit dokumen dengan benang menurut satu pola. Hanya ada rekomendasi dan instruksi. Pada dasarnya, perusahaan menggunakan pengembangan metodologi Rosarkhiv, yang disetujui oleh nomor pesanan 76 pada tahun 2009, persyaratan GOST "Pekerjaan dan pengarsipan kantor", serta instruksi dari Bank Sentral Rusia.
Tahap persiapan
Semua dokumen yang akan dijilid harus dipratinjau, jika ada tanda pensil hapus saja. Pentinghati-hati mempertimbangkan setiap halaman, mengecualikan mereka dari menempel satu sama lain, memastikan urutan dokumen yang logis dan benar dalam tumpukan. Lepaskan benda tajam, pin, staples, atau klip kertas, karena dapat merusak benang penjilidan dan mengakibatkan hilangnya dokumen. Halaman perlu diberi nomor dengan pensil hitam sederhana, di sudut kanan; penggunaan tinta, termasuk warna, tidak diperbolehkan. Anda tidak dapat memberi nomor terlalu dekat dengan teks dokumen, semakin tumpang tindih. Hanya sisi depan lembaran yang diberi nomor. Total volume dokumen yang dijilid tidak boleh lebih dari 250 lembar, dan tinggi dokumen yang dijilid dan diberi nomor tidak boleh lebih dari 4 sentimeter. Contoh cara menjahit dokumen dengan benang ada di foto.
Tahap persiapan selanjutnya adalah pemilihan alat. Untuk menjahit dokumen dengan utas dengan benar, Anda akan membutuhkan: penusuk, utas khusus, penutup kardus, seperti pada foto. Dalam beberapa kasus, pelubang kertas digunakan. Bagaimana dan dengan apa untuk menjahit dokumen, masing-masing spesialis memutuskan sendiri. Paling nyaman menggunakan benang kasar atau benang bank, dalam beberapa kasus benang wol atau tali digunakan. Paling sering mereka membawa fungsi dekorasi. Biasanya laporan yang serius menggunakan gaya yang lebih ketat. Siapkan sendiri dokumen dan formulir inventaris.
Beberapa kehalusan
- Lembar format besar, misalnya, A3 atau A2, juga harus diberi nomor. Untuk melakukan ini, itu sepenuhnya diperluas dan diberi nomor sesuai dengan aturan umum. Kemudian dilipat dan direkatkan dengan hati-hati di belakangpojok.
- Kalau perlu arsip surat dibuka dulu amplopnya diberi nomor, lalu halaman suratnya digilir.
- Sampul dokumen tidak diberi nomor. Juga, halaman judul tidak diberi nomor jika tidak ada sampul. Namun, lembar kedua sudah diberi nomor dengan angka "2".
- Jika jumlah lembaran lebih dari 250, maka dibagi menjadi beberapa volume. Praktek ini biasa terjadi di pengadilan. Setiap volume harus diberi nomor secara terpisah.
- Bagaimana cara menstaples dokumen jika nomor lembar di kanan atas tidak dapat dicantumkan atau seluruh lembar terisi? Hal ini sering terjadi, misalnya pada saat penomoran foto, dalam hal ini penomoran dari belakang diperbolehkan.
- Jika terjadi kesalahan penomoran, Anda dapat mencoret nomor tersebut. Namun, koreksi harus dikonfirmasi dengan tanda tangan.
- Jika tidak lebih dari dua lembar yang dilewati, maka diperbolehkan menggunakan sebutan huruf untuk halaman yang dilewati. Penomoran digital dokumen utama tidak berubah, tetapi jumlah lembar bertambah. Dalam hal ini, perlu untuk memperingatkan orang yang akan menerima dokumen tentang ini.
- Jika perlu memberi nomor pada dokumen yang sudah diberi nomor atau sudah diberi nomor, maka akan diberi nomor lagi.
- Jika lembaran dalam dokumentasi tidak dapat dipisahkan atau direkatkan, diberi nomor satu lembar. Ini terjadi jika dokumen, misalnya, memiliki cek, foto, atau kliping koran ditempelkan di atasnya. Tetapi pada saat yang sama, perlu untuk membuat inventaris, dan di kolom "Catatan" atau di prasasti sertifikasi, sangat penting untuk mengklarifikasi dokumen mana yang ditempel, di halaman mana dan apa isinya.
Dokumen mana yang paling sering dijahit dengan benang? Pertama-tama, dokumen konstituen dan pendirian. Mereka paling sering memiliki volume kecil, mereka lebih mudah ditusuk dengan penusuk, dan jahitannya mudah. Ada beberapa teknologi untuk menjahit, Anda dapat membuat dua tusukan, tiga atau lima. Tiga lubang adalah opsi yang paling umum. Lima lubang akan berguna ketika beberapa dokumen lebih kecil dari yang lain, sambungan lima lubang akan membantu memperbaikinya dengan lebih baik. Stapel lima lubang digunakan jika dokumen bernilai tinggi, ini akan mengurangi risiko penggantiannya.
Cara menjahit dokumen dengan utas dengan benar: petunjuk langkah demi langkah
- Tumpuk lembaran, sejajarkan tepinya.
- Periksa urutan lembar.
- Tandai dengan pensil tempat tusukan di masa depan secara simetris di tengah di sisi kiri lembaran. Ini dapat dilakukan pada satu lembar dan semua lembar.
- Harus menyimpang dari teks setidaknya 1,5 sentimeter.
- Tanda harus benar-benar vertikal, jarak hingga tiga sentimeter dari satu sama lain diperbolehkan.
Jika dokumennya cukup besar, akan lebih mudah untuk menusuknya dengan penusuk. Biasanya dimulai dari lubang atas.
Jika tidak mungkin menggunakan sampul pabrik, seperti pada gambar, maka lembaran pertama dan terakhir dapat direkatkan dengan selembar karton tipis untuk mencegah kerusakan pada halaman. Penting untuk memilih panjang benang yang benar, biasanya antara 50 dan 80 cm.
Jahitan klasik dengan benang - tiga lubang
Mari menganalisis opsi cara menjahit dokumenlangkah demi langkah dalam tiga lubang. Ini adalah opsi klasik dan paling umum untuk mengarsipkan makalah di arsip atau untuk verifikasi. Cara menjahit dokumen dengan benar dengan benang dalam hal ini lebih baik dilihat di foto.
Turunkan jarum dan benang di bawah tumpukan dokumen, keluarkan melalui lubang di nomor dua. Kita tidak boleh melupakan "ekor" kecil sepanjang 7-8 cm, itu akan tetap berguna. Di sisi depan, kami mengarahkan jarum ke lubang atas, lalu mengembalikan jarum ke lubang terendah No. 3. Selanjutnya, jarum "menyelam" ke lubang tengah, akibatnya kedua benang tetap di bawah. Sekarang mereka bisa diikat.
Selanjutnya, dokumen harus disertifikasi, selembar kertas direkatkan, cap dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab diletakkan di atasnya. Cara menjahit dokumen dengan benar dan mengikat simpul dengan benang, Anda dapat melihat di foto.
Selain itu, inventaris direkatkan di bagian belakang lembar terakhir. Prasasti dapat dilakukan dengan tangan atau menggunakan templat yang sudah jadi, seperti pada foto.
Bagaimana cara menstaples dokumen dalam empat lubang?
Teknologi penusuk empat lubang hampir identik. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa dokumen dijahit dari atas ke bawah. Itu terlihat seperti pengolesan jahit. Hanya dalam hal ini diulangi dalam urutan terbalik, pertama dari atas ke bawah, kemudian dari bawah ke atas. Dengan demikian, ikatannya homogen tanpa celah, seolah-olah dijahit pada mesin jahit raksasa.
Acara khusus
Terkadang diizinkan untuk menghubungkan dokumen tidak secara vertikal, tetapi di sudut. PADAini terutama kertas pelaporan keuangan, yang melibatkan pengikatan pita kas, cek di sisi kanan. Dokumen semacam itu dijahit di sudut. Langkah-langkahnya sama seperti untuk perakitan dokumen standar, hanya lubang yang dilubangi di sudutnya. Biasanya ada dua. Lembaran itu direkatkan tepat ke sudut. Selanjutnya, prosedurnya serupa - disertifikasi, segel dipasang.
Kesimpulan
Dalam proses mempersiapkan dan menstaples dokumen, penting untuk memikirkan terlebih dahulu cara menstaples dokumen agar tidak terjadi force majeure. Misalnya, terkadang Anda perlu membuat salinan dokumen yang sudah dijilid dan diarsipkan. Perlu mengkhawatirkan saat-saat seperti itu sebelumnya. Biasanya, spesialis HR atau akuntansi dapat menebak terlebih dahulu dokumen mana yang harus dijalankan terlebih dahulu melalui mesin fotokopi. Ini sangat menyederhanakan pekerjaan dan menghemat waktu.
